Datenschutzinformationen für Bewerber und Bewerberinnen

Informationen zum Datenschutz

Wir freuen uns, dass Sie sich bei der QUNDIS GmbH bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzinformationen aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

1. Allgemeines

1.1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: QUNDIS GmbH, Sonnentor 2, 99098 Erfurt.

1.2. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@qundis.com oder unter der im Impressum genannten Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutz“

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Welche Daten werden verarbeitet?
3.1. Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:
• Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
• freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
• von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
• die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
• weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten

3.2. Im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform werden folgende weitere personenbezogene Daten verarbeitet:
a) Automatisiert erhobene Nutzungsdaten
Beim Zugriff auf die Domain jobbase.io übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgenden Informationen von Prescreen erfasst:
• Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs,
• Browsertyp/ -version,
• verwendetes Betriebssystem,
• URL der zuvor besuchten Webseite,
• übertragene Datenmenge,
• anhand der IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse) wird ein GeoIP Lookup gemacht,
• Name der abgerufenen Dateien,
• http-Status-Code (z.B. „Anfrage erfolgreich“),
• und URL der aufgerufenen Webseite,
• Zugriffsart (GET,POST).

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von Prescreen für einen Zeitraum von 12 Monaten gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO.

b) Cookies
Prescreen setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Folgende Cookies werden durch Prescreen genutzt:

 

Anbieter	Cookie	Zweck	Speicherdauer
Prescreen	PHPSESSID	Dieses Cookie dient der Identifizierung des Nutzers während der Benutzung von Prescreen. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. Das Cookie verliert beim Schließen des Browsers seine Gültigkeit.	Bis das Browser- Fenster geschlossen wird (Session- Cookie).
Prescreen	REMEMBERME	Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich.	Das Cookie verliert nach 2 Wochen seine Gültigkeit.

4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

4.1. Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG)
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

4.2. Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, §26 Abs. 2 BDSG)
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
• Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an datenschutz@qundis.com . Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

4.3. Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden durch unsere Personalabteilung verarbeitet. An der Datenverarbeitung können aber auch interne Stellen und externe Dienstleister beteiligt sein.
Interne Stellen können Personalverantwortliche von Fachbereichen oder Abteilungen sein.
Als externen Dienstleister setzen wir Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien (nachfolgend „Prescreen“) ein. Prescreen ist ein Unternehmen der NEW WORK SE. Prescreen stellt das E-Recruiting-System unter der Domain *.jobbase.io (nachfolgend „jobbase.io“) zur Verfügung, auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können.
Prescreen verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke der QUNDIS GmbH und ist daher sogenannter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
Jobbase.io ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in jobbase.io erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung werden wir Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführen.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
(1) Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

(2) Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 12 weitere Monate. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.

(3) Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten/ Ihren Account löschen bzw. uns einen Löschauftrag erteilen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.

(4) Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

(5) Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.

7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
(1) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

(2) Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

(3) Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.

(4) Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

(5) Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

(6) Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mai an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@qundis.com wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

9. Was passiert, wenn Sie Ihre Online-Bewerbung unterbrechen?

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an jobbase.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in jobbase.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/ oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.
Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.
Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine unterbrochene Bewerbung abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monate nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren an unseren Datenschutzbeauftragten richten. Nach Erhalt Ihres Löschauftrags werden wir Sie über das genaue Löschdatum informieren. In laufenden Bewerbungsprozessen werden Ihre Daten gesperrt. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht. Sie erhalten dazu eine Bestätigung von uns.

10. Stand

Im Falle von inhaltlichen oder veränderten gesetzlichen Anforderungen behält sich die QUNDIS GmbH vor, die Datenschutzinformationen nach Bedarf anzupassen.

Stand: April 2021 (Version 2.2)