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Die Gründe für eine fehlerhafte Abrechnung können sehr unterschiedlich sein: Die Abrechnung kommt zu spät, Verbräuche wurden zu Unrecht geschätzt, der Verbrauchskostenanteil ist falsch oder die Heizkosten des Vormieters wurden dem Nachmieter zu Unrecht in Rechnung gestellt. Abrechnungsfehler kommen auch häufig zustande, wenn der Vermieter zu viele Quadratmeter bei der Wohnfläche angegeben hat oder die Heizkosten für leerstehende Wohnungen im Haus auf die Mieter umgelegt wurden. Im Zweifel empfiehlt es sich, die Abrechnung zunächst von einem Mieterverein in ihrer Nähe überprüfen zu lassen.

Eine Schätzung ist laut der Heizkostenverordnung (HKVO) zulässig, wenn eine Ablesung nicht möglich war oder defekte Messgeräte falsche Zählerstände lieferten. Der Vermieter kann von dieser Regelung erst Gebrauch machen, wenn auch der zwei Ableseversuch fehlgeschlagen ist. Die anschließende Schätzung muss entweder nach vergleichbaren Räumen oder dem prozentualen Vorjahresanteil erfolgen.

Gradtagzahlen werden nach der Norm VDI 2067 (Blatt 1) für die Aufteilung der Grundkosten in der Betriebskostenabrechnung verwendet. Sie sind ein hilfreicher Maßstab zur verbrauchsgerechten Abrechnung des Heizenergieverbrauchs, da z. B. Heizungsrohre einen natürlichen Wärmeverlust aufweisen. Vor allem bei Einrohr-Heizanlagen führt dies zu einer Erwärmung der Wohnung – unabhängig davon, ob geheizt wird oder nicht.

Dieser Energieverlust wird mit Hilfe der Gradtagzahlen auf alle Bewohner aufgeteilt. In die Berechnung fließen die durchschnittlichen Heiztage pro Monat ebenso ein wie Klimadaten des Deutschen Wetterdienstes.

Generell werden in Deutschland die gesamten Heiz- und Betriebskosten von Wohnobjekten einmal in Jahr abgerechnet, im Regelfall zum 31. Dezember. Daher erhalten ausgezogene Mietern, trotz Zwischenablesung, ihre letzte Abrechnung erst mit der nächsten Gesamtabrechnung für das ganze Gebäude. Dabei sollten sie beachten, dass der Vermieter eine Vorauszahlung verlangen kann.

In fast allen Bundesländern besteht mittlerweile eine Verpflichtung zur Abrechnung von Kaltwasser bei Wohngebäuden. Das ist auch gut so, denn der Einbau von Kaltwasserzählern führt zu erheblichen Einsparungen des Wasserverbrauchs und zu einer verbrauchsgerechten Aufteilung der Kosten unter den Mietern. Ob in Ihrem Bundesland eine Verpflichtung besteht, können sie in den jeweiligen Landesbauordnungen nachlesen.

Die nun folgenden Fragenstellungen sollen Ihnen helfen, eine Heizkostenabrechnung zu prüfen.

Prüfen Sie den Abrechnungszeitraum.

• Wurde der Zeitraum überhaupt angegeben?
  Ohne diese Angabe kann keine genaue Überprüfung stattfinden.
• Knüpft der angegebene Zeitraum an die letzte Abrechnung an?
  Wenn nein, kann das nachteilig für den Mieter sein.
• Beträgt der Abrechnungszeitraum exakt ein Jahr?
  Andernfalls ist eine Überprüfung des eigenen Energieverbrauchs mit dem Vorjahr nicht möglich. Dies erschwert die Einschätzung Ihres Verbrauchsverhaltens. Sollten sie erst gerade eingezogen sein, so kann es vorkommen, dass sie mehrere Abrechnungen erhalten. In diesem Fällen hängt der Abrechnungszeitraum von Ihrem Einzugs- bzw. Auszugsdatum ab.

Kontrollieren sie sorgfältig die Energiekosten.

• Wurde eine Aufstellung der Gesamtkosten für das Wohnobjekt vorgenommen?
  Die Heizkostenabrechnung muss eine klare, übersichtliche und nachvollziehbare Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten. Jede Position muss gesondert aufgeführt werden.
• Wie hoch war der Brennstoffverbrauch?
  Ohne diese Angabe kann im Nachgang kein Rückschluss auf die Kostenverteilung je Mieter gezogen werden. Bei Ölheizungen sollten Anfangsbestand, Öllieferungen, Endbestand vermerkt sein. Bei Gasheizungen und Fernwärme müssen die verbrauchte Menge in m³ bzw. KWh sowie die Kosten pro Einheit angegeben sein.
• Existiert eine Aufstellung weiterer Energiekosten?
  Für die Bereitstellung der Energie fallen zusätzliche Kosten an (z. B. Wartungskosten für Heizanlagen, Betriebsstrom, Abrechnungsservice). Diese müssen gesondert von den Brennstoffkosten ausgewiesen werden. Ansonsten ist die Abrechnung unvollständig.
• Wurde eine Kostentrennung in Heizung und Warmwasser vorgenommen?
  Gemäß § 9 (2) Heizkostenverordnung muss seit dem 01.01.2014 die benötigte Wärmemenge für die Warmwassererwärmung getrennt von den Heizkosten mit einem Wärmezähler gemessen werden. Differenzrechnungen über eine feste Formel sind, bis auf wenige Ausnahmen, nicht mehr erlaubt. Prüfen Sie das!

Überprüfen Sie genau, wie die Kosten auf Sie als Mieter umgelegt wurden.

• Liegt der Grundkostenanteil zwischen 30 und 50 Prozent?
  Bei den Grundkosten handelt es sich um Kosten, die unabhängig vom Nutzerverhalten für alle Mieter entstanden sind. Der genaue Prozentwert hängt von vielen Faktoren ab, z. B. vom Alter der Heizanlage oder der Gebäudebeschaffenheit. Den Anteil kann der Vermieter selbst bestimmen. Die Kostenaufteilung wird im Normalfall nach der Heizfläche sowie nach Heizgradtagen vorgenommen.
• Liegt der Verbrauchskostenanteil zwischen 50 und 70 Prozent?
  Die Summe aus den Prozentwerten von Grund- und Verbrauchskostenanteil muss stets 100 % ergeben. Wurde z. B. ein Grundkostenanteil von 30 % gewählt (bei Neubauten der Regelfall), so liegt der Verbrauchskostenanteil bei 70 %.
• Stimmen die Verbrauchseinheiten des Messgeräts mit denen der Abrechnung überein?
  Überprüfen können Sie dies, indem sie den Jahresverbrauchswert auf dem Display ihrer Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Wasserzähler abgleichen. Gibt es hier Differenzen, liegt ein Fehler in der Abrechnung vor.
• Haben sich die Umrechnungsfaktoren der Heizkostenverteiler geändert?
  Sollte der Heizkörper gewechselt oder der Heizkostenverteiler gewechselt worden sein, können sich die Umrechnungsfaktoren ändern. Andernfalls ist die Abrechnung nicht korrekt.
• Wurden Verbräuche geschätzt?
  Verbräuche dürfen nur in Ausnahmefällen geschätzt werden, z. B. wenn eine Ablesung nicht möglich war oder defekte Messgeräte falsche Ergebnisse lieferten. Wurden die Gründe der Verbrauchsschätzung sowie die detailgenaue Erläuterung des Rechenweges nicht dargelegt, sollten Sie Kontakt mit Ihrem Vermieter oder Hausverwalter aufnehmen.
• Wurden die anteiligen Gesamtkosten ausgewiesen?
  Es muss ersichtlich sein, ob ein Guthaben vorliegt oder eine Nachzahlung verlangt wird. Die Höhe ergibt sich aus der Differenz zwischen der Vorauszahlung und den anteiligen Gesamtkosten.

Gehen sie den Nachweis der haushaltsnahen Aufwendungen sorgfältig durch.

• Wurden haushaltsnahen Aufwendungen überhaupt ausgewiesen?
  Wenn in der Betriebskostenabrechnung haushaltsnahen Dienstleistungen nicht ausgewiesen wurden, hat der Mieter einen Anspruch auf eine Bescheinigung gem. § 35a EStG. Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit Ihre Vermieter oder Hausverwalter auf.
• Wurden die Aufwendungen korrekt erfasst?
  Im Zweifel sollten Sie bei Ihren Vermieter oder Hausverwalter nachfragen, ob alle Leistungen erbracht bzw. erfasst wurden.
• Liegen dem Vermieter oder Hausverwalter alle Handwerkerrechnungen vor?
  Dies ist wichtig für die spätere steuerliche Absetzung. Das Finanzamt akzeptiert nur jene Aufwendungen, zu denen korrekte Rechnungsbelege existieren. Meistens findet sich ein entsprechender Hinweis in der Betriebskostenabrechnung.

Auf der Ablesequittung, die Sie von Ihrem Messdienst erhalten, können Sie Ihre Daten überprüfen. Bei elektronischen Heizkostenverteilern, Wärme- und Wasserzählern lässt sich der Jahresverbrauchwert auch über die Displayanzeige nachprüfen. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte an Ihren Messdienstleister.

Bei Fragen zu Ihrer Abrechnung wenden Sie sich bitte immer an Ihren Messdienstleister. Sollten Sie Ihren Messdienst nicht kennen, wenden Sie sich an Ihren Vermieter oder Hausverwalter.